Принято думать, что автоматизация бизнес-процессов — удел только крупных компаний. Однако это уже давно не так. Она помогает экономить реальные деньги даже совсем небольшим коллективам, если подойти к этому вопросу правильно.

Зачем мне нужна автоматизация

Основных причин для автоматизации три: экономия, ускорение процессов, повышение прозрачности бизнеса. Давайте рассмотрим их одну за другой.

На чем мы экономим? Внедренная и — это очень важно! — правильно настроенная автоматизация может экономить огромное количество времени профильных специалистов. Это могут быть сотрудники, непосредственно участвующие в создании ценности для бизнеса, или персонал, который занимается бухучетом, кадровыми вопросами, технической поддержкой клиентов и т. д.

Каждый из работников получает зарплату, поэтому относительно несложно вычислить, сколько стоит компании выполнение какой-то одной рутинной операции. Если в результате автоматизации расход времени на эту операцию уменьшится на 50%, можно считать, что вы сэкономили половину зарплаты сотрудника.

Там, где раньше работали двое, теперь справляется один. Для этого существует даже специальный термин, в котором принято оценивать отдачу от автоматизации — ЭПЗ (эквивалент полной занятости). Где-то эффект может составить 3 ЭПЗ, а где-то и все 20. Зависит от размера бизнеса и самой задачи, которую передоверили программе.

Автоматика не задумывается, не забывает и не ошибается. Если, конечно,  программа правильно настроена. К тому же, по сравнению с человеком, она выполняет свою задачу молниеносно: заполняет шаблон документа, отправляет клиенту письмо, вносит изменения в график смен или выдает отчет о заполнении склада. При «ручной» организации труда часто эти процессы затягиваются в силу простого человеческого фактора и могут стать серьезным узким местом в работе предприятия.

С прозрачностью бизнеса тоже все понятно. Программа автоматизации в любой момент даст полную информацию о проведенных операциях, задействованных в них сотрудниках, полученных результатах. Эти данные позволят анализировать происходящее и выявлять те процессы, которые нуждаются в оптимизации. Каждая из трех перечисленных причин напрямую влияет на экономическую эффективность всей компании.

Зачем нужна «лоскутная» автоматизация

Не будем сейчас отвлекаться на огромные многопрофильные ERP-системы, которыми пользуются компании-гиганты, готовые потратить на внедрение годы и миллионы. У малого бизнеса другие задачи и несравнимо меньше возможностей, в том числе и материальных. Поэтому для представителей малого и среднего предпринимательства актуальна «лоскутная» или «оперативная» автоматизация  тех отдельных бизнес-процессов, где более всего проявляет себя человеческий фактор. Такая политика «малых шагов» позволяет не выдергивать много средств из оборотного капитала одномоментно и избежать масштабной реорганизации.

Часто возникает ситуация, когда сотрудники просто не справляются с потоком задач, которые в итоге копятся и постепенно тормозят все остальные процессы в компании — отгрузки, оплаты, работу техподдержки и пр. Бизнес оказывается частично парализован и вынужден либо раздувать штат, либо… автоматизировать работу.

Еще одно частое проявление человеческого фактора — ошибки. Они могут прокрадываться в платежки, счета-фактуры и в договоры. В какой-то момент в компании может наступить хаос просто из-за того, что в бухгалтерии сменилась часть персонала. В этом случае автоматизация однотипных рутинных задач станет самым эффективным средством устранения ошибок.

Третья причина для автоматизации — необходимость ускорить работу всей компании для повышения ее конкурентоспособности. Часто заказ получает тот, кто быстрее других отреагировал, предоставил все документы, моментально ответил на все обращения. Здесь автоматизация дает фору, которую никак не перекрыть, опираясь только на ручной труд.

Что именно нужно автоматизировать

Спасибо информационным технологиям — заметно снизить долю ручного труда сейчас можно практически в любом бизнес-процессе компании вне зависимости от сферы ее деятельности.

На самом деле, возможности для автоматизации бизнес-процессов даже в небольшой компании гораздо шире. Все зависит от того, какие именно узкие места удастся обнаружить менеджменту предприятия. А уж цифровых инструментов для этого и того больше — достаточно вбить соответствующий запрос в любой поисковик.

Попробовать автоматизацию «на вкус» можно бесплатно. Например, любое малое предприятие или даже ИП свободно может пользоваться сервисом «Конструктор документов», доступным на Цифровой платформе МСП.РФ. Сейчас здесь доступны более 80 готовых типовых документов для регистрации и ведения бизнеса. Сервис позволяет не просто скачать бланк, а ввести свои данные в онлайн-форму и получить готовый документ. При этом он будет полностью соответствовать всем текущим требованиям законодательства и точно не содержать никаких ошибок, которые часто допускают новички. Бухгалтерия, гражданско-правовые сделки, трудовые отношения, налогообложение — все самое необходимое здесь уже есть.

Сократить расходы, сохранив хороший результат, позволяет приобретение нужных программ автоматизации со скидкой. Едва ли не все необходимое за половину стоимости можно приобрести благодаря действующим сейчас мерам господдержки малого и среднего бизнеса. Для этого есть специальный сервис, который так и называется — «Покупка ПО со скидкой 50%».

CRM, логистика, торговля, документооборот, клиентский сервис — все инструменты здесь разложены по категориям и доступны к приобретению. И это еще один повод заняться автоматизацией.

Как измерить эффективность автоматизации

Выше уже было сказано про расчет экономии в эквиваленте полной занятости, но это далеко не единственный критерий. Вместе с ним можно оценить:

Для выхода на хорошие показатели очень важно не допускать типичных ошибок, которые часто совершают не слишком опытные в вопросах автоматизации предприниматели.

Во-первых, к выбору конкретной программы надо подходить максимально тщательно: убедиться, что она в принципе способна решить вашу проблему, поговорить с ее реальными пользователями, сравнить по стоимости с аналогами.

Во-вторых, нельзя пускать на самотек сам процесс внедрения. Инструмент будет новым для сотрудников и может вызвать сложности с освоением. К тому же, обратная связь от работников позволит настроить автоматизированный бизнес-процесс именно так, как нужно именно вашему предприятию.

В-третьих, не следует игнорировать статистику, которую собирают средства автоматизации. Конкретные результаты и их динамика помогают лучше понять бизнес и найти новые возможности для экономии и автоматизации.