Первый шаг: опора на новые технологии

На IT-рынке есть три основные технологии, которые помогают обеспечить функционал удаленного рабочего места: файловое хранилище в облаке + офисное ПО, VPN, VDI. Золотой серединой часто называют VPN. Если для работы дома используется офисная техника, то в дальнейшем новым сотрудникам можно передавать ноутбуки «старичков», а «старичкам» покупать новые устройства. Это способ повысить лояльность — предоставить новую технику ценному сотруднику.

Запросы на набор программ надо внимательно анализировать — например, некоторые сотрудники хотят платный софт «на всякий случай». Распространенный вариант — лицензия на фотошоп, чтобы самостоятельно внести быстро правки в файл. Но этим должны заниматься дизайнеры. Как результат — экономия 40 тысяч руб. в год (столько стоит «лишняя» лицензия). Обязательно нужен набор сервисов, чтобы обеспечить устойчивую командную работу. Например, если сотрудникам сложно сконцентрироваться, существует бесплатное приложение для повышения продуктивности — Focusmate. Сервис подбирает партнера в случайном порядке, с которым можно вместе работать в течение 50 минут (благодаря веб-камере). Эффективность повышается на 200-300%.

Среди подходящих вариантов для командной работы — бесплатные и условно-бесплатные сервисы. Это базы знаний (Яндекс.Вики и Confluence), приложения для постановки задач и чек-листов (Trello), сервисы для планирования и учета (Airtable, To do list), заметки (Notion). К примеру, стартап TAU Tracker (разрабатывают машинный интерфейс) перевел офис в удаленный режим — работу организовали на базе Trello, для коммуникации — Telegram. Директор ставит задачи каждому, отслеживает статус выполнения. Через приложение пересылают ссылки на документы в Google Docs. Для всей команды нужно ежедневно проводить планерку отделов — по 15 минут утром. Еженедельно — образовательные планерки для обмена опытом между отделами. Желательно дополнять их кейсами, которыми можно поделиться. Раз в 2 недели важна общая планерка, когда «топы» делятся новостями и планами. Например, в компании «Биосфера» для поддержки боевого духа отмечают «супергероев» среди персонала и рассылают «хорошие новости» с корпоративными роликами.

Важный момент во время удаленной работы — адаптация. И здесь тоже придут на помощь технологии — правильные мануалы. В Google, например, сумели повысить продуктивность новичков на 25%, используя лишь одно электронное письмо для менеджеров. Сообщение с чек-листом отправляют перед первым днем работы нового сотрудника. В нем всего 5 пунктов: обсудить роли и обязанности, найти офисного бадди для новичка (коллега, который будет поддерживать), помочь построить сеть контактов, запланировать внутрикорпоративную встречу раз в месяц для ускоренного процесса адаптации на первые полгода, поощрять активность в диалоге.

Для ознакомления с должностными обязанностями можно использовать ресурс «Яндекс.Вики», где можно разместить обучающий материал. Сервис бесплатный, но есть оглавление и возможность обновления. Основные инструкции удобно записать в виде роликов на 1-3 минуты. Это может быть приветствие с миссией компании от основателя, скрипты, путь клиента (описание с инфографикой и закадровым голосом).

Второй шаг: надежный Wi-Fi, интернет будущего

Даже если подобрать идеальные решения в плане технологий, нарушить все планы способен слабый Wi-Fi. Около 22% из крупных международных компаний отметили: полноценной работе из дома мешает плохое интернет-подключение. Показателен и пример: в США, в городе Чаттануга (штат Теннеси) стали использовать 10-гигабитное подключение — скорость в тысячу раз выше, чем у среднего широкополосного доступа в интернет. Как результат — количество удаленных сотрудников увеличилось на 325%.

Качество Wi-Fi — вызов для бизнеса в связи с удаленной работой. Например, это важно для тех, кто занимается онлайн-ивентами (агентства) — связь должна быть отличной. Но есть варианты, которые сравнимы с офисным беспроводным интернетом. Вместо корпоративного Wi-Fi можно настроить устойчивый сигнал, используя мобильный интернет — его будет хватать на 5 и более сотрудников одновременно. Сервер, на который сигнала не хватит, можно перенести домой к кому-то из сотрудников. Если правильно настроена маршрутизация, сигнал устойчивый и есть UPS, сервер всегда будет доступен для персонала.

Сегодня на рынке появилась новая технология — интернет по подписке. Пример в России — Wonder-Fi. Это возможность установить беспроводную сеть на любом объекте, где нужен непрерывный доступ к интернету или необходимость объединить рабочие места и офисы в единую сеть. Как итог — домашняя связь не уступает корпоративной, и никакой дополнительной покупки оборудования.

Если интернет надежный и быстрый, можно проводить и удаленные мероприятия. В их числе не только «виртуальные корпоративы», которым в этом году определенно придется заменить обычные предновогодние гуляния. Стабильный высокоскоростной интернет — ключевое условие для конференций, презентации нового продукта компании или даже саммита G20, прошедший в формате онлайн. Для проведения таких мероприятий удобно использовать YouTube и Zoom — наиболее доступные бесплатные платформы.

Третий шаг: мероприятия эпохи пандемии

Несмотря на эпидемию, проведение корпоративных мероприятий — встреч, конференций — все равно необходимо. Пусть даже онлайн. А для некоторых мероприятия — основа бизнеса. Но технологии и здесь расширяют возможности. Например, российский форум РИФ+КИБ получил новое звучание: трехдневное выездное мероприятие превратилось в интернет-телевидение. Как итог — в 4 раза больше участников, чем обычно.

Сегодня в онлайн-формате в первую очередь проводят встречи. Очень популярен сценарий, когда спикер находится на удаленной площадке и общается с сотрудниками в формате прямого вещания. В таких случаях помогает видеосвязь высокого разрешения. Вариантов сценариев много.

Существуют мероприятия, которые невозможно переносить в онлайн. Для таких событий в период карантина был запущен сервис по адаптации оффлайн — ивентов к постковидной работе — Corona Hunter. Сервис предлагает комплекс организационных и санитарных мер, помогающие повысить уровень безопасности мероприятия. Например, если ранее на руке участника закрепляли браслет, а посетителей сверяли по списку на бумаге. Сегодня гораздо быстрее и действеннее — использование сканеров. И подобных неочевидных нюансов — сотня.

С помощью сервиса Corona Hunter, например, проведен ряд мероприятий формата роад-шоу для АвтоВАЗа и Syngenta. Участники отметили не только оснащение масками, антисептиками, разметкой, но и подготовку в зонировании самой площадки, что помогло исключить скопление людей в помещении.

Но будущее индустрии мероприятий — за гибридной моделью, offline to online to offline. И это заметно уже сейчас, когда заботятся не только о мерах безопасности, но и о высокоскоростном и надежном интернете для ивента. Например, таким образом можно организовать корпоративное обучение с помощью бесперебойного интернета для тренинга. Важно, чтобы во время таких мероприятий не было ограничений по количеству одновременно подключенных устройств.

Четвертый шаг: командная работа и связь

Сохранение командного духа — важный момент. И это возможно сделать даже при удаленном формате. В компании Taboola (20 офисов в разных странах) общение персонала переместилось в Zoom. Один из видеозвонков был очень трогательным: 160 сотрудников пели на итальянском коллеге, которая не смогла вернуться из Италии в Лондон. Они вышли на балконы, во двор, подошли к окнам и вместе, хоть и удаленно, исполнили песню в знак поддержки.

Во многих компаниях виртуальное общение стало даже более насыщенным, чем привычное офлайн. Чтобы сотрудники верно понимали свои обязанности, имеет смысл проговаривать предстоящие задачи наставнику с оценкой важности. В ИТ-компании RUVDS после перехода на дистанционную работу установили время, когда все сотрудники обязаны быть онлайн. Если человек недоступен по телефону пару часов и более — это засчитывается как прогул.

Обратная связь тоже играет роль — нужно больше вопросов в духе «В чем именно сложности?» и обсуждение деталей, а не «А почему это не сделано?». В компании «Биосфера» активно применяют формат онлайн-диалогов с интересными сотрудниками — Business Jam Session. Один из руководителей задает вопросы, другой — отвечает. В следующий раз они меняются. Среди обсуждаемых тем — планы на будущее, пережитые сложности, советы относительно действий в кризис, это позволяет наладить отношения в коллективе и снизить тревожность.

Нужно учитывать и то, что сотрудники очень разные. В «Манго Телеком», например, повышенное внимание уделяют экстравертам. Скажем, в ближайшую пятницу в рабочей видеоконференции объявляют проведение мероприятия — викторина или квиз, а после происходит общение на неформальные темы. Если люди делятся идеями, им проще переживать настоящее. Также в компании отмечают и другой вариант коммуникации — создание онлайн-доски с возможностью рисовать и писать пожелания (конкретному сотруднику или всей компании).

И, конечно, важно понимать то, что объединяет людей. Интересный подход для сохранения корпоративной культуры придумали в компании NGENIX. Во время сеансов видеосвязи используют брендированные фоны и одежду с корпоративной символикой — прежде всего, в отделе продаж для общения с клиентами. Это влияет на восприятие компании в глазах аудиторий.