За 2 дня конференция собрала более 100 000 уникальных просмотров на сайте, не включая просмотры из соцсетей. 206 спикеров выступили на конференции, а посетили ее участники более чем из 100 стран.

Как организаторам конференции удалось переформатировать всю программу мероприятия в онлайн, включая нетворкинг? Какие технологии они использовали и каких результатов удалось достичь?

На эти вопросы ответили: 

О подготовке, сложностях и взаимодействии

На подготовку Startup Village ушло 2 месяца. Реализацией занимались команда организаторов из Сколково и команда технического подрядчика COMDI.

Большая работа была проведена по адаптации программы под онлайн-формат и новую информационную повестку. 

Организаторы поняли, что нужно не просто перевести мероприятие в онлайн, но и приурочить его к тому, что волнует общество больше всего — это пандемия и то, как технологии могут помочь миру справиться с её последствиями.

Вслед за сменой тематики началось обновление программы и форматов. Основным изменением стала продолжительность сессий выступлений. С обычных 1,5 часов для офлайна сессии сократились до 20-40 минут, а количество спикеров в одной сессии уменьшилось до 4 человек.

«Мы сильно сократили продолжительность сессий, так как понимали: в онлайне нужна динамика и скорость, иначе участники заскучают и уйдут. Всех спикеров мы заранее ориентировали на то, что времени будет мало, поэтому речь должна быть короткой и емкой. Конечно, не все уложились, многим еще сложно выступать в таких рамках. Однако онлайн-формат хорошо помогает отжать воду и не тратить время на формальности и раскачку», — рассказала Екатерина Иноземцева, генеральный директор «Сколково Форум».

Параллельно с адаптацией программы и контента полным ходом шла техническая подготовка: это работа над сайтом, тестирование удаленных спикеров, создание графики, построение и оформление 3-х студий, написание технического сценария и т. д. Все процессы велись одновременно и требовали скорости в действиях и принятии решений. 

«Первый опыт полностью виртуального мероприятия для события, которое раньше проходило в офлайне — это почти всегда качели. В процессе подготовки меняются условия, желания, задачи. Это нормально, особенно в период всеобщей нестабильности. Главное для заказчика и подрядчика в такой момент —  работать в команде и прислушиваться друг к другу», — уверен Кирилл Гудович, генеральный продюсер COMDI.

Трансформация Startup Village: ДО/ПОСЛЕ перехода в онлайн

Startup Village’20 —  уникальный проект, которому удалось переформатировать буквально всю программу офлайн-мероприятия в онлайн-формат. Можно сказать, что ни один этап события, традиционно использующийся в офлайне, не пострадал. Рассмотрим каждый этап подробнее.

Выступления спикеров

«Со стороны кажется, что перенос выступлений в онлайн является одной из простых задач, которые перед нами стояли. Однако здесь нужна была серьезная техническая работа до мероприятия, а большое количество коротких сессий требовало быстрой и четкой смены картинки и контроля качества трансляции нескольких потоков одновременно, во время. Команда COMDI справилась с этой задачей, и качество всех онлайн-сессий было на высоком уровне», — считает Андрей Шмагун, технический руководитель проекта Startup Village.

Нетворкинг, общение участников, коммуникация со спикерами

Основной задачей организаторов было сделать максимально интерактивное мероприятие, ведь изначально главная ценность Startup Village — это нетворкинг. 

Для организации коммуникаций участников со спикерами во время лекций, дискуссий и мастер-классов у каждого из 3-х треков была своя команда модераторов, которые передавали спикерам вопросы участников в режиме прямого эфира.

Дополнительно для некоторых спикеров была реализована механика второго экрана — в этом случае спикер сам мог видеть вопросы от участников и отвечать на них во время выступления.

«Механика передачи вопросов от участников спикерам отработала отлично. Однако проблема того, что спикерам сложно выступать, не видя аудиторию, остается. В будущем мы хотим проработать это, добавив возможность видеосвязи со спикером после выступления для общения с участниками с глазу на глаз», — объясняет Екатерина Иноземцева.

Для неформального общения участников организаторы осознанно выбрали внешнюю площадку Telegram, что позволило продолжить общение аудитории даже после мероприятия. 

«Участники были очень активными. То, что технически мы смогли реализовать удобные и разнообразные инструменты для общения, добавило необходимого интерактива на конференции. Можно было задавать вопросы, лайкать вопросы других участников, общаться в чатах, искать людей, представлять себя, свою компанию или продукт. Можно сказать, что у нас сформировалась некая социальная сеть мероприятия, которая продолжает жить и после конференции», - объясняет Андрей Шмагун.

Матчмейкинг и Mentor hours

Еще два интересных решения Startup Village’20 — это матчмейкинг и mentor hours. Эти форматы подразумевают общение с глазу на глаз и поэтому на масштабных онлайн-конференциях встречаются крайне редко. Но Startup Village’20 справились с этой задачей.

На сайте участники могли искать друг друга и переходить в персональные чаты для личного общения, а также записываться на консультации по видеосвязи к менторам.

«Онлайн-формат позволил привлечь в два раза больше менторов. Если в прошлом году мы провели 150 mentor hours, то в этом году их было 358. И это большой плюс. Намного больше участников смогли получить экспертную помощь в решении своих вопросов», — говорит Екатерина Иноземцева.

Выставка на Startup Village — это традиционный этап, на котором партнеры конференции и прошедшие отбор стартапы могут познакомить аудиторию со своими проектами.

Решением для перевода выставки в онлайн стал 3D-формат.

В виртуальном выставочном пространстве участники так же, как в офлайне, могли пройтись по разным стендам, посмотреть видеопрезентации, поучаствовать в играх и викторинах компаний, а при желании даже початиться или поговорить по видеосвязи с представителями интересующих проектов.

Чтобы сделать посещение выставки удобным, на сайте была реализована система поиска стартапов: по технологии, рынку, этапу развития, показателям и потребностям в инвестициях. Это помогло участникам и инвесторам быстрее находить то, что им интересно. 

«У 3D-выставки огромный потенциал. В наших планах на будущее — углубить систему поиска стартапов, не ограничивать количество технологических компаний на стендах и в целом приблизить выставку к формату маркетплейса», — делится планами Екатерина Иноземцева,.

Результаты в цифрах

За 2 дня мероприятия конференция Startup Village‘20 только на сайте набрала 185 000 просмотров, 107 000 из которых уникальные.

Среднее время просмотра составило 59 минут. Спикерам и участникам дискуссий было задано 887 вопросов, количество сообщений в публичных чатах сессий превысило 32 тысячи, а в тематических телеграм-чатах — 2,5 тысячи.

Своими знаниями и опытом поделились 206 спикеров из 34 стран, среди которых лидеры и топ-менеджеры таких корпораций, как Amazon Web Services, Cisco, Google, QIWI, Microsoft.

Конференцию посетили участники более чем из 100 стран — Китая, США, Казахстана, Украины, Германии, Франции, Испании, Великобритании, Индии, Японии, Нидерландов, Италии, Швеции и других.

Главные инсайты 

Что же стало основным залогом успеха Startup Village‘20 и какие идеи для будущих мероприятий появились у организаторов конференции? 

Екатерина Иноземцева: Онлайн-формат — это информационный инструмент, который позволяет рассказать миру о том, что происходит у нас в стране. Startup Village‘20 смотрели участники более чем из 100 стран. Поэтому в наших планах продолжать движение на мировой рынок, постепенно добавляя новые языки, страны и каналы привлечения.

Екатерина Иноземцева: В отличие от офлайн-мероприятия, основное продвижение конференции в этом году пришлось на момент её проведения. Это решение совместно с интеграцией трансляции во все соцсети помогло достичь таких больших результатов по просмотру.

Екатерина Иноземцева: Это касается не только программы, продолжительности выступлений, но и условий участия. На Startup Village’20 мы приняли 2 правильных решения: это отсутствие регистрации на входе для просмотра и простая регистрация для нетворкинга. Для следующих мероприятий мы планируем ещё больше упростить формы регистраций.

Андрей Шмагун: На онлайн-мероприятиях всегда есть риск каких-то технических сбоев и неполадок. Поэтому важна надёжность подрядчика, который должен обладать достаточной квалификацией и ресурсами (техническими и креативными), способен взять на себя создание сложного технологического решения. Коллеги из COMDI в этом плане работают очень профессионально, ко всему подходят детально и оперативно решают проблемы.