Термином LegalTech называют технологии, которые повышают эффективность работы юристов. Они охватывают множество направлений, например, управление активами и интеллектуальной собственностью, организацию труда, судебно-претензионную работу. Компании в сфере LegalTech создают конструкторы документов, цифровые суды для удаленного разрешения споров, инструменты для прогнозирования исходов дел, платформы для управления контрактами, справочно-правовые и информационно-аналитические системы. К LegalTech иногда относят и RegTech — технологии, которые помогают фирмам соответствовать нормативным требованиям.
Такие решения оставляют юридическому отделу время на креативные, стратегические задачи, сокращая количество рутины и стресса — а их в юридической практике немало. Мы в PRAVO TECH провели исследование и узнали, что юристы больше всего не любят в своей работе и как им могут помочь технологии.
Бесконечные совещания
Проблема неэффективных созвонов и встреч — бич любого офисного работника, и юристы — не исключение. Как правило, чем больше компания, тем больше в ней юридический отдел, тем чаще его сотрудникам нужно общаться между собой и с другими департаментами. Коммуникации происходят в почте, сервисах видеоконференций, календарях, мессенджерах и других каналах.
Кроме того, чем выше должность у юриста, тем больше у него будет звонков и совещаний. На экстренные онлайн-собрания порой приходится выходить из отпуска и больничного, хотя многое можно было бы решить в переписке или личным звонком. В итоге, по словам одного из практикующих юристов, количество встреч в офлайне и онлайне может достигать 10-15 в день.
Порядка 20% опрошенных нами специалистов признались, что постоянные созвоны и сверки статусов задач выводят их из себя. Они отнимают много времени и сил, иногда растягиваются на часы утомительных обсуждений и ни к чему не приводят.
Помочь могут технологии. На рынке уже есть ПО для автоматизации юридических отделов. Они позволяет управлять делами и фиксировать информацию в едином пространстве. Каждый сотрудник может в любой момент увидеть в системе статус по своей задаче, быстро найти нужный документ и понять свои следующие шаги. Благодаря этому отпадает необходимость в большом количестве встреч и звонков.
В подобные комплексные продукты может входить широкий спектр полезных инструментов. Например, в нашей платформе manage (one) есть единые системы для ведения и учета дел фирмы или департамента, наглядная отчетность по нагрузке юристов, цифровые инструменты для аналитики, конструктор документов и автосценарии согласования, клиентский портал для автоматизации типовых обращений и консультаций, различные чат-боты и системы биллинга.
При выборе решения для своего бизнеса мы советуем обращать внимание на low-code платформы. Они гибкие, интуитивно понятны и не требуют долгого внедрения и обучения команды. С их помощью компании могут быстро собрать кастомизированную систему для автоматизации управления проектами, документооборота и взаимодействия с клиентами.
Ручной ввод данных и подготовка отчетов
Более 40% юристов терпеть не могут готовить отчеты. Этот процесс может быть очень трудоемким, особенно если у компании разветвленная сеть филиалов и представительств. Необходимо собирать информацию из разных источников, переносить ее в Excel, обновлять ее, выполнять расчеты. Многое приходится делать вручную, а более половины опрошенных нами специалистов не любят снова и снова вносить одни и те же данные в ИТ-системы — это работа просто им не интересна.
Более того, при ручном вводе сложно избежать ошибок. Цена неточности или опечатки в важном документе бывает слишком высокой. Невнимательность может повлечь за собой нарушение обязательств или ответственность за несоблюдение требований законодательства. Поэтому юристы всегда проверяют бумаги, прежде чем пустить их в дело, и 32% специалистов называют этот аспект одним из самых неприятных занятий в своей работе.
В LegalTech есть решения для автоматизации подготовки документов. Например, мы создали специальный модуль с настраиваемыми полями, который позволяет быстро формировать шаблоны и готовить по ним типовые договоры, отчеты и протоколы.
Это делает процесс ввода данных гораздо более эффективным и удобным для пользователей. Наш опыт показывает, что такие продукты могут сократить время создания протоколов с 4 дней до 2 минут.
В конструкторе документов также можно задать настройки, при которых отчеты по заданным параметрам будут автоматически приходить вам на почту раз в месяц, неделю или каждый день.
Для проверки сегодня уже используют искусственный интеллект. Он позволяет настроить правила анализа по определенным словам и объектам. Когда новые документы попадут в систему, она сама проанализирует их так, как это делал бы пользователь, за считанные секунды.
Одни и те же вопросы
Почти треть юристов, с которыми мы общались, жаловались на то, что им приходится из раза в раз объяснять клиентам или коллегам базовые вещи. Как показывает наша практика, примерно 60-70% вопросов — типовые. Это еще одна задача, которую можно доверить технологиям: для автоматизации обработки заявок используются чат-боты или единые порталы для обращений.
Самый простой вариант — именно чат-бот: в нем можно один раз настроить дерево ответов. После этого бот будет самостоятельно общаться с пользователем. В таком сценарии клиент, сотрудник или бизнес-заказчик сначала обращается к чат-боту, и только если не находит ответ на свой специфический вопрос, идет к юристу.
Если вы пользуетесь low-code платформой для автоматизации, чат-бота можно сконструировать за 10-15 минут. В него также можно добавить функцию сбора данных, назначения встреч и даже приема оплаты.
Проверка контрагентов
Еще одно дело, которое добавляет хлопот юристам — поиск данных о контрагентах. Это необходимо, чтобы убедиться в добросовестности подрядчиков. Если вы пренебрегли проверкой и связались с компанией, которая, например, аффилирована с фирмой-однодневкой, вы можете не только остаться без оплаты или поставок, но и получить штраф от налоговой.
При оценке контрагента важно составить список факторов риска. Это, в частности, открытые банкротные дела, рост судебной нагрузки, связь с подозрительными компаниями, массовый адрес. Проанализировать учредительные документы, выписки, личность руководителя, адрес и телефон, финансы компании, ее судебную активность и все остальные аспекты можно с помощью открытых источников. Например, аффилированность бесплатно проверяют через выписки из ЕГРЮЛ, которые можно заказать на сайте налоговой.
Однако такой подход отнимает много времени. Можно часами копаться в разных базах и программах — тем более информация в них нередко бывает неполной или устаревшей.
На рынке уже есть автоматизированные системы для проверки контрагентов. Они агрегируют данные о миллионах юридических лиц и анализируют десятки источников, включая базы арбитражных судов и судов общей юрисдикции, ФНС, Росстат, Федресурс, ФССП. Пример такого решения — Casebook.
Сервис также позволяет подписаться на новости об интересующих делах и компаниях — таким образом можно в числе первых узнать о важных изменениях.
Подготовка к заседаниям
Возможно, самая интересная из нашего списка, но от этого не менее стрессовая задача для юриста. Подготовка к заседанию необходима, чтобы получить желаемый результат на суде. И это не всегда выигрыш: целью может быть минимизация неустойки или просто получение решения суда, чтобы заставить контрагента выплатить деньги.
Процесс подготовки к заседанию довольно трудоемкий. Юристу нужно найти в справочно-правовой системе все нормативные акты, имеющие отношение к делу, изучить документы, где упоминается конкретная правовая норма, дополнительные источники, материалы опытных юристов и обсуждения на профильных форумах, проверить похожие дела в Картотеке арбитражных дел, посоветоваться с коллегами. Все это поможет постепенно разработать судебную стратегию.
Сервисы вроде Caselook сильно упрощают этот процесс. Такие платформы интегрируются с «КАД», ГАС «Правосудием», сайтами судов и другими первоисточниками данных, чтобы собрать базу из десятков миллионов судебных актов арбитражного суда и судов общей юрисдикции. Найти нужный документ в подобной системе можно за минуты. Такие технологии в первую очередь важны для оценки перспектив дела и выстраивания стратегии. В одном месте можно изучить материалы дел, судебную практику и статистику решений конкретного судьи, выбрать правовую позицию и сформулировать аргументы в ее защиту.
***
Юридические технологии сильно упрощают жизнь юристам. Они сокращают количество бесполезных рабочих встреч, избавляют от необходимости вручную заполнять документы и отвечать на одни и те же вопросы, ускоряют проверку контрагентов и подготовку к судебным заседаниям. Благодаря этому специалисты могут не тратить время на повторяющиеся задачи и сосредоточиться на стратегии. Это повышает эффективность юридического отдела и бизнеса в целом.
