Алекс Концов: как бизнесу адаптироваться к удаленке
Logo
Cover

2020-й год показал, что мы зависимы от коммуникации не только на эмоциональном, но и на материальном уровне. Вследствие пандемии многие были вынуждены перевести сотрудников на удаленный режим работы, и встал вопрос эффективной внутрикорпоративной связи. Вместе с тем в этой области произошел настоящий бум. Об основных проблемах и трендах современной деловой коммуникации Хайтек+ рассказал основатель международной компании Involta Алекс Концов.

— Мы видим как стремительно меняется ландшафт деловой коммуникации. Какие прогнозы вы можете сделать?

— Удаленка — это навсегда. Важно понимать, что переход процессов в онлайн начался задолго до пандемии. Уберизация, торговля через интернет, онлайн СМИ, киберспорт — все это развивается много лет. Uber основан 11 лет назад! Карантин лишь ускорил процесс перехода, и обратного пути нет, ведь онлайн — это удобство, измеряемость, аналитика, масштабирование. Одним словом — эффективность.

Делать прогнозы — занятие неблагодарное, но основной тренд сейчас — это адаптация компаний и людей к новым условиям. К тому же, сам процесс перехода требует не только времени, но и экспертизы. Он не может быть мгновенным, я уверен, что это займет от семи до десяти лет. Вследствие этого растет потребность в консалтинге, специалистах в сфере digital.

Уверенно здесь можно сказать одно — те, кто не анализирует качество и эффективность коммуникации, те кто не имеют для этого данных —  проиграют в конкурентной борьбе. Мы в Involta Messenger даем реальную аналитику эффективности работников, понятный и прозрачный контроль сроков и, главное, возможность структурирования задач. Это очень важные инструменты, которыми можно и нужно пользоваться.

— Какие основные проблемы современной деловой, корпоративной коммуникации обнажил локдаун и каковы возможные пути их преодоления?

— Работа в физическом офисе решает несколько задач бизнеса:

  • Коммуникация. Люди находятся рядом, при общении видят эмоции друг друга, не отвлекаются от общения.
  • Фокусировка. Принцип Involta — в офисе должно быть комфортнее, чем где-либо на планете, если ты хочешь вовлеченно работать над задачей\исследованием. Удаленная работа стала для многих стрессом, когда на небольшой жилплощади нужно жить и работать целой семье, в том числе как-то убедить ребенка, что работа за компьютером важнее постоянных совместных игр.
  • Дисциплина. Не каждый это осознает, но рабочая обстановка, атмосфера, какие-то установленные правила игры (от ритуала «приехать в офис» до дресс-кода) помогают людям быть собраннее. Гораздо проще опоздать на работу или «проспать», если этого никто не заметит в моменте.

Поэтому, в условиях удаленки или гибридной модели (встречи в офисе раз в неделю) мы должны использовать или создавать инструменты для упрощения коммуникации, прозрачности и объективной оценки работы сотрудника.

— Must-have инструментов для бизнеса много, начиная с электронной почты и мессенджеров, заканчивая сервисами по контролю того, что происходит на экране сотрудника. Появится ли что-то универсальное, или каждый должен будет пользоваться всем?

— К сожалению, корпорации выступают против универсализации. До сих пор Apple и Android телефоны имеют разные стандарты проводов зарядки, несовместимые экосистемы. Нужно взвесить за и против, а затем сделать выбор.

Все вышеупомянутые инструменты очень разные, и имеют свои особенности:

  • Почта. Универсальный инструмент коммуникации, но устаревший. В нем нет гарантии доставки сообщений, не идет речи об аналитике. Не зря бизнес-общение на 80% мигрировало в мессенджеры из почты.
  • Мессенджеры. Простота общения и количество контактов порождают информационный хаос. Иногда может показаться, что, чтобы разобраться в хронологии какого-то вопроса требуется отдельный сотрудник. Часто коммуникация идет с одним человеком сразу по нескольким мессенджерам.
  • Сервисы контроля экрана и рабочего времени. Несмотря на то, что они не имеют никакой связи с коммуникацией, они имеют прямую связь с рабочим процессом. Могут использоваться как отдельный инструмент и даже вполне успешно, но многие будут недовольны наличием на компьютере ПО, которое может делать скриншоты экрана.
  • Таск-трекеры обычно очень сложны в использовании, а сложность инструмента всегда уменьшает частоту использования. Конечно, зачастую без них не обойтись, но использование требует дополнительных временных затрат. Микроскопом можно забить гвоздь, но все-таки чаще он пылится на полке.

Поэтому, мы сделали собственный проект — симбиоз мессенджера и таск-трекера, Involta Messenger.

— И чем Involta Messenger отличается от других мессенджеров?

— Сначала мы придумали парадигму  модель качественного общения (например, экономить время собеседника), а затем родился инструмент, в котором делать это наиболее удобно. Приложение объединяет корпоративный мессенджер и таск-трекер. Структуризация (и аналитика) общения — его главная цель.

Люди часто стремятся к простым решениям: заказать еду или вызвать такси в один «клик»., Большинство современных мессенджеров построены именно таким образом: отправка короткого сообщения в одно нажатие, или серии этих сообщений по-факту предлагает нам не задумываться о комфорте собеседника.

Средний возраст аудитории WhatsApp и Telegram — 12 лет! И он стремительно падает. Именно поэтому излишнее усложнение классических мессенджеров негативно влияет на удобство для большинства.

Мы сделали мессенджер для бизнеса. С ростом компании и увеличением штата сотрудников каждый приходит к тому, что для качественной работы нужна единая платформа для коммуникаций, ведь почта,  Telegram и WhatsApp хоть и используются для решения рабочих задач огромным количеством людей, но порождают хаос, который невозможно структурировать и упорядочить.

— Всех пользователей волнует вопрос безопасности данных, как с этим обстоят дела у вас?

— В системе используется асимметричное шифрование при возможности подключения внешних модулей защиты. Алгоритмы имеют открытый код и доступны для аудита.

— В чем заключается модель качественного общения?

— В процессе выполнения любой задачи мы получаем либо результат, либо опыт. Четкость постановки задач, отсутствие двусмысленности, «испорченного телефона» в любом виде — все это помогает более объективно подходить к оценке результата, и делать выводы, если что-то пошло не по плану. Для этого нужно соблюсти все условия:

1. Четкая и понятная формулировка цели и стратегии (это поможет принимать решения при возникновении непредвиденных обстоятельств).

2. Подробное описание задачи и предполагаемого результата.

3. Общение в едином контексте по возникшим вопросам. Лог действий.

4. Ценить время собеседника и свое, ведь каждый уточняющий вопрос в процессе будет требовать внимания. Гораздо эффективнее продумать развитие ситуации на несколько шагов вперед и дать свои комментарии заранее.

Как говорил Аристотель, ясность — главное достоинство речи. Я вижу в этих словах глубокий смысл. Важно подумать перед тем как отправить сообщение. Подумать о том, как тебя поймут, о том, как общаться емко и лаконично.

Чтобы минимизировать уточняющее вопросы, задача должна быть сформулирована емко и доступно, а также продумана на несколько шагов вперед. У нас есть определенный кодекс делового общения, и его применение успешно показывает себя уже не первый год, мы легко перешли на удаленный режим работы, не потеряли в эффективности.